Problemstellung

Das Unternehmen ist im Handel mit Lebensmittel tätig und beliefert Betriebe in ganz Mitteleuropa seit 25 Jahren. Es wurden in dieser Zeit bereits 2 ERP Systeme gewechselt und sie arbeiten mit historisch gewachsenen Abläufen.
Informationen werden mehrfach erfasst, Prozesse laufen über verschiedene Systeme oder Excel-Listen und wichtige Daten stehen nicht in Echtzeit zur Verfügung. Dadurch entstehen unnötiger Verwaltungsaufwand, Medienbrüche und eine hohe Fehleranfälligkeit.

Im Rahmen mehrerer Digitalisierungsprojekte bestand die Aufgabe darin, bestehende Geschäftsprozesse zu analysieren, zu vereinfachen und ein passendes ERP-System zu finden – ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Analyse

Zu Beginn wurden sämtliche Unternehmensprozesse detailliert aufgenommen und bewertet. Ziel war es, Schwachstellen, doppelte Arbeitsschritte und Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

Dabei wurden insbesondere folgende Bereiche analysiert:

• Einkauf und Beschaffung

• Lager- und Logistikprozesse

• Produktion

• Vertrieb

• Dokumentenmanagement

• Finanzwesen und Controlling

• Informationsflüsse zwischen den Abteilungen

Auf Basis dieser Analyse wurden Soll-Prozesse entwickelt, die sich optimal im ERP-System abbilden lassen.

Umgesetzte Maßnahmen

Im Rahmen der Projekte wurden zahlreiche Digitalisierungsmaßnahmen umgesetzt:

• Erfolgreiche Suche und Implementierung eines neuen ERP-Systems

• Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse

• Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

• Einführung mobiler Datenerfassung (MDE)

• Automatisierung wiederkehrender Abläufe

• Standardisierung von Stammdaten und Workflows

• Entwicklung aussagekräftiger KPI-Dashboards

• Schulung der Mitarbeiter und Begleitung des Change-Prozesses

Der Fokus lag dabei stets darauf, Prozesse zu vereinfachen und nicht lediglich bestehende Abläufe digital abzubilden.

Ergebnis

Durch die Digitalisierung und Neugestaltung der Prozesse konnte das Unternehmen ihre Effizienz nachhaltig steigern.

Unter anderem wurden:

• manuelle Dateneingaben deutlich reduziert

• Durchlaufzeiten verkürzt

• Fehlerquellen minimiert

• Informationen zentral verfügbar gemacht

• Verwaltungsaufwand reduziert

• Entscheidungsgrundlagen durch Echtzeitdaten verbessert

• die Transparenz über alle Unternehmensbereiche erhöht

Durch die Maßnahmen könnte die Mitarbeiter:Innen mehr Zeit für andere Themen, wie Vertrieb oder Marketing aufwenden.

Das ERP-System wurden damit nicht nur als Software eingeführt, sondern als zentrales Werkzeug für effiziente und skalierbare Unternehmensprozesse.